Privacyverklaring Buurtteams Utrecht

Privacyverklaring Buurtteams Utrecht

De buurtteams in gemeente Utrecht vinden het belangrijk dat uw persoonsgegevens goed worden beschermd. In deze verklaring leest u hoe wij met uw gegevens omgaan, waarom wij deze nodig hebben en welke rechten u heeft.

Buurtteams Utrecht is een samenwerking van twee organisaties:

  • Lokalis – voor kinderen, jongeren en gezinnen (Buurtteam Jeugd & Gezin)
  • Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht – voor volwassenen zonder minderjarige kinderen

Beide organisaties werken in opdracht van de gemeente Utrecht, maar zijn zelf verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die ze verwerken. Dat betekent dat elke organisatie haar eigen wettelijke taak heeft en zelfstandig beslist hoe uw gegevens worden verwerkt binnen dat kader.

Waarom wij gegevens verwerken

Wij verwerken uw persoonsgegevens om u goed te kunnen helpen. Dat doen wij alleen als dat echt nodig is voor onze taken.
Wij gebruiken uw gegevens om:

  • uw hulpvraag te begrijpen en samen met u een plan te maken;
  • ondersteuning te bieden of de juiste zorg te regelen;
  • samen te werken met andere hulpverleners als dat nodig is;
  • verantwoording af te leggen aan de gemeente Utrecht (onze opdrachtgever).

De buurtteams werken op basis van een wettelijke taak (artikel 6, lid 1, onder c en e AVG):

  • Lokalis verwerkt persoonsgegevens op grond van de Jeugdwet;
  • Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht verwerkt persoonsgegevens op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015).

Wanneer uw toestemming wél nodig is (bijvoorbeeld voor het delen van gegevens buiten deze samenwerking), vragen wij die altijd apart.

Voor toestemming van het delen van gegevens voor jeugdigen, gelden de volgende regels:

  • Kind < 12 jaar: ouder(s) met gezag
  • Jeugdige 12 – 16 jaar: ouder(s) met gezag én jeugdige (dubbele toestemming)
  • Jeugdige ≥ 16 jaar: jeugdige zelf

Welke gegevens wij verwerken

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn om u te kunnen helpen, zoals:

  • naam, adres, geboortedatum en contactgegevens;
  • gezinssamenstelling, leefsituatie en hulpvraag;
  • informatie over gezondheid, werk, inkomen of school;
  • verslagen van gesprekken, plannen van aanpak en voortgang;
  • Burgerservicenummer (BSN) – voor communicatie met de gemeente.

Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig voor het doel waarvoor wij ze gebruiken.

Hoe wij samenwerken binnen de buurtteams

Lokalis en Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht werken samen in één Utrechtse werkwijze en gebruiken hetzelfde digitale systeem voor de registratie van hulpvragen.
Hoewel wij één systeem gebruiken, blijven de gegevens gescheiden toegankelijk:

  • Medewerkers van Lokalis zien alleen gegevens van jeugdigen en gezinnen waarvoor zij verantwoordelijk zijn;
  • Medewerkers van Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht zien alleen dossiers van volwassenen waarvoor zij verantwoordelijk zijn;
  • Gegevens worden alleen gedeeld als dat noodzakelijk is voor gezamenlijke hulpverlening.

Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht en krijgen alleen toegang tot informatie die zij nodig hebben voor hun werk.

Met wie wij uw gegevens delen

Wij delen uw persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is voor uw hulp of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Wij kunnen gegevens delen met:

  • de gemeente Utrecht, voor controle en verantwoording van de geleverde ondersteuning;
  • zorgaanbieders of hulpverleners waarmee wij samenwerken in uw traject;
  • Veilig Thuis of andere instanties als er risico’s zijn voor uw veiligheid of die van anderen – hiervoor is geen toestemming nodig;
  • andere instanties die wettelijk bevoegd zijn om gegevens op te vragen, zoals:
    • de Raad voor de Kinderbescherming of de politie, als dat nodig is voor de bescherming van minderjarigen of de openbare veiligheid;
    • inspecties of toezichthouders, als zij onderzoek doen naar de kwaliteit van zorg of naleving van wetgeving;
    • het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), dat op grond van de wet geanonimiseerde gegevens ontvangt voor beleidsdoeleinden.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

  • Beveiligde verbindingen en 2-factor-authenticatie;
  • Klantregistratiesystemen die voldoen aan NEN 7510 en/of ISO 27001;
  • Geheimhoudingsplicht voor medewerkers;
  • Contractuele afspraken met derden (zoals verwerkersovereenkomsten), waarin o.a. is vastgelegd dat zij persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van ons verwerken, passende beveiligingsmaatregelen nemen en geheimhouding waarborgen;
  • Periodieke trainingen en bewustwording van medewerkers.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw dossier zolang dat volgens de wet nodig is.
De bewaartermijnen zijn vastgelegd in de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015):

  • Jeugdhulp (Lokalis) – volgens de Jeugdwet bewaren wij uw dossier 20 jaar na afsluiting van de hulp, of langer als dat nodig is voor goede hulp aan u of uw gezin.
  • Maatschappelijke ondersteuning (Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht) – volgens de Wmo 2015 bewaren wij uw dossier 15 jaar na afsluiting van de ondersteuning, of langer als dat nodig is om goede hulp te kunnen verlenen.

Uw rechten

U heeft recht op:

  • inzage in uw dossier;
  • correctie van onjuiste gegevens;
  • verwijdering van gegevens (voor zover toegestaan volgens de wet);
  • beperking van de verwerking;
  • bezwaar tegen verwerking;
  • overdraagbaarheid van uw gegevens (voor zover technisch mogelijk);
  • intrekken van toestemming (indien de verwerking daarop is gebaseerd).

U kunt uw dossier zelf inzien via het klantenportaal Mijn-Buurtteam.

Wilt u gebruikmaken van een van de andere rechten of uw dossier opvragen?
Jeugdhulp (Buurtteams Jeugd en Gezin – Lokalis): stuur een e-mail met uw verzoek naar: privacy@lokalis.nl

Maatschappelijke ondersteuning (Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht) – Vul dan het Formulier Dossierverzoek Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht in.

Na het controleren van uw identiteit reageren wij binnen één maand op uw verzoek. Is het verzoek complex of betreft het veel gegevens, dan mogen wij deze termijn met maximaal twee maanden verlengen. In dat geval informeren wij u tijdig.

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via onze Privacy Officer of Functionaris Gegevensbescherming. Komen we er samen niet uit, dan heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen geen besluiten uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (waaronder profilering) die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins aanzienlijk treffen.

Vragen & contact

Wij hebben een Functionaris Gegevensbescherming (FG) en een Privacy Officer. Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u, als u er niet uitkomt met uw hulpverlener, contact opnemen met:

Jeugdhulp (Lokalis|Buurtteam Jeugd & Gezin)

Maatschappelijke ondersteuning (Buurtteamorganisatie Sociaal Utrecht)

Aanpassing privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De actuele versie wordt altijd gepubliceerd op onze website.

Versie: 13 maart, 2026